SZ-06 · Poradnik stanowiskowy · Twoja jednostka · wersja data wersjiOpracowanie: BEZPIECZNE DANE sp. z o.o.
Moduł 2 · Zagrożenia cyfrowe wokół archiwum
Moduł 2 · ok. 7 min
Zagrożenia cyfrowe wokół archiwum
Archiwum jest papierowe, ale prośby o akta i o odbiór dokumentów przychodzą e-mailem i telefonem. Oszust chce spis, skan albo kartony.
2.1Pięć typowych zagrożeń wokół archiwum
Archiwum jest „papierowe”, ale prośby o akta i o odbiór dokumentów przychodzą e-mailem i telefonem. Poniżej pięć sytuacji, które zdarzają się najczęściej.
Zagrożenie
Jak wygląda
Dlaczego groźne
Prośba o skan akt od „kancelarii”
e-mail z „upoważnieniem” w pliku .zip i naciskiem czasu
akta zawierają wszystko, czego oszust potrzebuje do szantażu
Telefon „z archiwum państwowego”
rozmówca chce spis akt z danymi osób e-mailem na prywatny adres
spis to mapa wszystkich teczek jednostki
E-mail o zmianie terminu odbioru dokumentów do zniszczenia
prośba o wystawienie kartonów przed budynek i link „potwierdź adres”
kartony znikają bez protokołu, a link wyłudza dane
Skaner z adresem w pamięci
skan akt trafia na adres z poprzedniego razu
cudze akta trafiają do cudzej skrzynki
Pendrive z „listą”
podarowany lub znaleziony przed archiwum
może zawierać złośliwy program
Dlaczego: Oszust nie musi włamywać się do archiwum, jeśli ktoś sam wyda mu akta albo spis.
2.2Fałszywy e-mail o zmianie terminu odbioru
Firma niszcząca zapowiada odbiór dokumentów z umowy. Fałszywa wiadomość podszywa się pod nią i prosi o zmianę terminu. Zobacz rysunek 3.
prawdziwa firma pisze z adresu, który znasz z umowy
2
słowo „PILNE” i termin „dziś do 15:00”
presja czasu ma zastąpić sprawdzenie
3
ogólne powitanie i brak numeru umowy
prawdziwa wiadomość podaje numer umowy lub zlecenia
4
prośba o wystawienie kartonów przed budynek
odbiór bez nadzoru i bez protokołu
5
link „potwierdź adres odbioru”
link prowadzi do wyłudzenia danych
Jak to zrobić: odpowiedź na prośbę o zmianę odbioru
Kanał
Co robisz
Na co uważasz
E-mail
1. Niczego nie klikaj i nie odpowiadaj na wiadomość. 2. Przepisz adres nadawcy do rejestru zdarzeń. 3. Zadzwoń na numer firmy z umowy, a nie z wiadomości, i zapytaj, czy zmieniali termin. 4. Zgłoś wiadomość pod bezpośredni przełożony albo osoba wskazana w procedurze zgłaszania incydentów.
Odpowiedź oszustowi potwierdza, że adres działa.
Telefon
1. Zapisz godzinę, numer i to, o co prosi rozmówca. 2. Powiedz: „Oddzwonię na numer z umowy”. 3. Oddzwoń na numer z umowy i zapytaj o zmianę terminu. 4. Poinformuj kierownika.
Numer podany przez rozmówcę może należeć do oszusta.
Osobiście (kierowca)
1. Poproś o dokument ze zdjęciem i zlecenie. 2. Zadzwoń na numer z umowy i potwierdź zapowiedź. 3. Do czasu potwierdzenia nie wydawaj kartonów. 4. Zostań przy załadunku i spisz protokół.
Kierowca bez zapowiedzi poczeka na potwierdzenie.
Pismo
1. Zarejestruj pismo w kancelarii. 2. Porównaj numer umowy i podpisy z umową. 3. Potwierdź zmianę telefonem na numer z umowy. 4. Dołącz pismo do akt umowy.
Pismo ze zmianą warunków umowy wymaga potwierdzenia drugą drogą.
Dlaczego: Prawdziwa firma nie poprosi o wystawienie kartonów bez nadzoru. Oddzwonienie na numer z umowy zajmuje dwie minuty.
2.3Telefon „z archiwum państwowego” i prośba o spis akt
Rozmówca przedstawia się jako pracownik archiwum państwowego albo kontroli. Prosi o spis akt e-mailem. Spis zawiera symbole, daty i często nazwiska, więc oddajesz mapę archiwum. Właściwa kontrola zaczyna się od pisma, które trafia do kancelarii.
Jak to zrobić: telefon „z archiwum państwowego”
Kanał
Co robisz
Na co uważasz
Telefon
1. Nie wysyłaj niczego i nie potwierdzaj, co jest w archiwum. 2. Zapisz imię, numer, godzinę i prośbę. 3. Powiedz: „Poproszę o pismo, oddzwonię”. 4. Znajdź numer archiwum państwowego na jego oficjalnej stronie i oddzwoń. 5. Poinformuj kierownika.
Numer od rozmówcy może należeć do oszusta.
E-mail
1. Nie wysyłaj spisu i nie klikaj linków. 2. Zachowaj wiadomość. 3. Zadzwoń na numer z oficjalnej strony archiwum i zapytaj, czy prosili o spis. 4. Zgłoś sprawę pod bezpośredni przełożony albo osoba wskazana w procedurze zgłaszania incydentów.
Spis akt to dane wrażliwe, nawet bez nazwisk.
Pismo lub ePUAP
1. Zarejestruj pismo w kancelarii z datą wpływu. 2. Przekaż je kierownikowi tego samego dnia. 3. Przygotuj spis według decyzji kierownika. 4. Wyślij go kanałem z pisma, nie na adres prywatny.
Prawdziwa prośba ma sygnaturę i adres do odpowiedzi.
Osoba trzecia
1. Gdy ktoś mówi, że dzwoni „w imieniu” archiwum, poproś o dane tej osoby i pismo. 2. Zapisz rozmowę. 3. Skontaktuj się z archiwum na numer z oficjalnej strony. 4. Poinformuj kierownika.
Pośrednik nie jest podstawą do wydania spisu.
Przykład · telefon „z archiwum”
Rozmówca: Dzwonię z archiwum państwowego. Jest kontrola. Proszę natychmiast wysłać pełny spis akt na ten adres. Ty: Dziękuję. Niczego nie wysyłam przez telefon. Podaj imię i numer, oddzwonię na numer z oficjalnej strony archiwum. Rozmówca: Nie ma czasu, jeśli pani nie wyśle, skieruję zawiadomienie. Ty: Rozumiem. Poproszę o pismo do kancelarii. Poinformuję kierownika.
Dlaczego: Spis akt otwiera drogę do każdej teczki. Oddzwonienie na znany numer rozbraja nacisk.
Zapamiętaj
Akta i spisy wydajesz po wniosku i decyzji kierownika. Każdą prośbę „z zewnątrz” sprawdzasz drugim kanałem.
Moje notatki z tematu · moduł 2
Jak u nas wygląda wniosek o udostępnienie akt i kto go zatwierdza?
Skąd wezmę numer firmy niszczącej, gdy ktoś poprosi o zmianę terminu?
Krok 2 · Zrozum
Zagrożenia cyfrowe wokół archiwum
Poradnik pokazuje typowe próby wyłudzenia akt i spisów. Tutaj zobaczysz, jak je rozpoznać i dlaczego sprawdzasz drugim kanałem. Wszystko, o co zapyta quiz po tej lekcji, jest wyjaśnione poniżej.
APięć typowych zagrożeń wokół archiwum
Archiwum jest „papierowe”, ale prośby o akta i o odbiór dokumentów przychodzą e-mailem i telefonem. Poniżej pięć sytuacji, które zdarzają się najczęściej.
Zagrożenie
Jak wygląda
Dlaczego groźne
Prośba o skan akt od „kancelarii”
e-mail z „upoważnieniem” w pliku .zip i naciskiem czasu
akta zawierają wszystko, czego oszust potrzebuje do szantażu
Telefon „z archiwum państwowego”
rozmówca chce spis akt z danymi osób e-mailem na prywatny adres
spis to mapa wszystkich teczek jednostki
E-mail o zmianie terminu odbioru dokumentów do zniszczenia
prośba o wystawienie kartonów przed budynek i link „potwierdź adres”
kartony znikają bez protokołu, a link wyłudza dane
Skaner z adresem w pamięci
skan akt trafia na adres z poprzedniego razu
cudze akta trafiają do cudzej skrzynki
Pendrive z „listą”
podarowany lub znaleziony przed archiwum
może zawierać złośliwy program
Dlaczego
Oszust nie musi włamywać się do archiwum, jeśli ktoś sam wyda mu akta albo spis.
BFałszywy e-mail o zmianie terminu odbioru
Firma niszcząca zapowiada odbiór dokumentów z umowy. Fałszywa wiadomość podszywa się pod nią i prosi o zmianę terminu.
Nr
Sygnał
Dlaczego alarmuje
1
adres nadawcy z innej domeny niż w umowie
prawdziwa firma pisze z adresu, który znasz z umowy
2
słowo „PILNE” i termin „dziś do 15:00”
presja czasu ma zastąpić sprawdzenie
3
ogólne powitanie i brak numeru umowy
prawdziwa wiadomość podaje numer umowy lub zlecenia
4
prośba o wystawienie kartonów przed budynek
odbiór bez nadzoru i bez protokołu
5
link „potwierdź adres odbioru”
link prowadzi do wyłudzenia danych
Jak to zrobić krok po kroku — odpowiedź na prośbę o zmianę odbioru: E-mail
Niczego nie klikaj i nie odpowiadaj na wiadomość.
Przepisz adres nadawcy do rejestru zdarzeń.
Zadzwoń na numer firmy z umowy, a nie z wiadomości, i zapytaj, czy zmieniali termin.
Zgłoś wiadomość pod bezpośredni przełożony albo osoba wskazana w procedurze zgłaszania incydentów.
Uwaga: Odpowiedź oszustowi potwierdza, że adres działa.
Jak to zrobić krok po kroku — odpowiedź na prośbę o zmianę odbioru: Telefon
Zapisz godzinę, numer i to, o co prosi rozmówca.
Powiedz: „Oddzwonię na numer z umowy”.
Oddzwoń na numer z umowy i zapytaj o zmianę terminu.
Poinformuj kierownika.
Uwaga: Numer podany przez rozmówcę może należeć do oszusta.
Jak to zrobić krok po kroku — odpowiedź na prośbę o zmianę odbioru: Osobiście (kierowca)
Poproś o dokument ze zdjęciem i zlecenie.
Zadzwoń na numer z umowy i potwierdź zapowiedź.
Do czasu potwierdzenia nie wydawaj kartonów.
Zostań przy załadunku i spisz protokół.
Uwaga: Kierowca bez zapowiedzi poczeka na potwierdzenie.
Jak to zrobić krok po kroku — odpowiedź na prośbę o zmianę odbioru: Pismo
Zarejestruj pismo w kancelarii.
Porównaj numer umowy i podpisy z umową.
Potwierdź zmianę telefonem na numer z umowy.
Dołącz pismo do akt umowy.
Uwaga: Pismo ze zmianą warunków umowy wymaga potwierdzenia drugą drogą.
Dlaczego
Prawdziwa firma nie poprosi o wystawienie kartonów bez nadzoru. Oddzwonienie na numer z umowy zajmuje dwie minuty.
CTelefon „z archiwum państwowego” i prośba o spis akt
Rozmówca przedstawia się jako pracownik archiwum państwowego albo kontroli. Prosi o spis akt e-mailem. Spis zawiera symbole, daty i często nazwiska, więc oddajesz mapę archiwum. Właściwa kontrola zaczyna się od pisma, które trafia do kancelarii.
Jak to zrobić krok po kroku — telefon „z archiwum państwowego”: Telefon
Nie wysyłaj niczego i nie potwierdzaj, co jest w archiwum.
Zapisz imię, numer, godzinę i prośbę.
Powiedz: „Poproszę o pismo, oddzwonię”.
Znajdź numer archiwum państwowego na jego oficjalnej stronie i oddzwoń.
Poinformuj kierownika.
Uwaga: Numer od rozmówcy może należeć do oszusta.
Jak to zrobić krok po kroku — telefon „z archiwum państwowego”: E-mail
Nie wysyłaj spisu i nie klikaj linków.
Zachowaj wiadomość.
Zadzwoń na numer z oficjalnej strony archiwum i zapytaj, czy prosili o spis.
Zgłoś sprawę pod bezpośredni przełożony albo osoba wskazana w procedurze zgłaszania incydentów.
Uwaga: Spis akt to dane wrażliwe, nawet bez nazwisk.
Jak to zrobić krok po kroku — telefon „z archiwum państwowego”: Pismo lub ePUAP
Zarejestruj pismo w kancelarii z datą wpływu.
Przekaż je kierownikowi tego samego dnia.
Przygotuj spis według decyzji kierownika.
Wyślij go kanałem z pisma, nie na adres prywatny.
Uwaga: Prawdziwa prośba ma sygnaturę i adres do odpowiedzi.
Jak to zrobić krok po kroku — telefon „z archiwum państwowego”: Osoba trzecia
Gdy ktoś mówi, że dzwoni „w imieniu” archiwum, poproś o dane tej osoby i pismo.
Zapisz rozmowę.
Skontaktuj się z archiwum na numer z oficjalnej strony.
Poinformuj kierownika.
Uwaga: Pośrednik nie jest podstawą do wydania spisu.
Przykład rozmowy — telefon „z archiwum”
Rozmówca: Dzwonię z archiwum państwowego. Jest kontrola. Proszę natychmiast wysłać pełny spis akt na ten adres. Ty: Dziękuję. Niczego nie wysyłam przez telefon. Podaj imię i numer, oddzwonię na numer z oficjalnej strony archiwum. Rozmówca: Nie ma czasu, jeśli pani nie wyśle, skieruję zawiadomienie. Ty: Rozumiem. Poproszę o pismo do kancelarii. Poinformuję kierownika.
Dlaczego
Spis akt otwiera drogę do każdej teczki. Oddzwonienie na znany numer rozbraja nacisk.
Krok 3 · Ćwicz
Sprawdź, czy już wiesz
Ćwiczenie 1. Co to za zagrożenie?Przy każdej sytuacji wybierz jedną odpowiedź.
Rozmówca „z archiwum państwowego” chce spis akt.
Wiadomość z linkiem „potwierdź adres odbioru”.
Skan akt trafił na adres z poprzedniego razu.
Ćwiczenie 2. Ułóż kroki po e-mailu o zmianie odbioru.Klikaj kolejno.
Zgłaszasz wiadomość pod numer incydentów.
Dzwonisz na numer z umowy.
Przepisujesz adres nadawcy do rejestru.
Nie klikasz i nie odpowiadasz.
Ćwiczenie 3. Kierowca przyjechał z innym terminem niż w umowie. Co robisz?
Wydaję kartony, bo ma kwit.
Dzwonię na numer z umowy i do czasu potwierdzenia nie wydaję kartonów.
Podpisuję pusty protokół.
Ćwiczenie 4. Ktoś „z archiwum państwowego” prosi o spis akt. Napisz, co odpowiadasz.
Na przykład: niczego nie wysyłam, oddzwonię na numer z oficjalnej strony archiwum i poinformuję kierownika.
Ćwiczenie 5. Uzupełnij.Wpisz jedno słowo lub liczbę.
Numer firmy niszczącej biorę z …. Spis akt to … archiwum.
