Moduł 2 · Sprawozdania okresowe

Moduł 2 · ok. 7 min

Sprawozdania okresowe

Sprawozdanie to ostatnie ogniwo długiego łańcucha. Błąd z początku łańcucha widać dopiero u organu — dlatego sprawdzasz każde ogniwo.

2.1Droga sprawozdania i kalendarz

Sprawozdanie powstaje z danych w systemie pożyczek. Przechodzi przez księgowość i zarząd. Dopiero potem składasz je w systemie organu. Zobacz rysunek 2.

Rysunek 2. Pięć kroków: od raportu do potwierdzenia w teczce.

Zasada

Termin bierzesz z kalendarza sprawozdawczego spółki. Termin wewnętrzny jest zawsze wcześniejszy niż termin organu.

Dlaczego? Wcześniejszy termin wewnętrzny daje czas na błąd, awarię i brakujący podpis. Kalendarz prowadzi osoba ds. kontaktu. Terminów sprawozdań w poradniku nie podajemy, bo zależą od rodzaju sprawozdania i zmieniają się z przepisami.

2.2Dane i spójność: system, księgi, notatka

Spójność to zgodność danych z różnych źródeł. Liczba i wartość umów w systemie pożyczek musi zgadzać się z księgami. Rozbieżność w danych dla organu to ryzyko sankcji, a w skrajnym przypadku utraty wpisu w rejestrze.

Krok	Kto	Co robi	Dowód
1	administrator systemu	robi eksport lub raport z systemu system dziedzinowy; nie przepisuje danych ręcznie	plik raportu z datą
2	księgowość	porównuje liczbę i wartość umów z księgami	uzgodnienie
3	księgowość i ty	każdą różnicę wyjaśniacie i opisujecie	notatka z kontroli
4	ty	sprawdzasz, czy dane zgadzają się ze sprawozdaniem z poprzedniego okresu	adnotacja w teczce
5	ty	kierujesz komplet do zarządu	wiadomość z kompletem

Tabela 4. Kontrola spójności przed zatwierdzeniem.

Zasada

Do zarządu trafia sprawozdanie z wyjaśnionymi różnicami i notatką z kontroli.

Dlaczego? Zarząd zatwierdza dokument, za który odpowiada. Bez notatki nie wie, co sprawdzono.

2.3Zatwierdzenie, podpis i złożenie

Zarząd zatwierdza sprawozdanie przed złożeniem. Zatwierdzenie zostawia ślad: uchwałę, protokół albo wpis w rejestrze decyzji. Sprawozdanie składa osoba z kontem i podpisem wskazana w spółce. Po złożeniu zapisujesz potwierdzenie w teczce.

Zasada

Nie składasz sprawozdania, które nie zostało zatwierdzone przez zarząd, nawet gdy termin jest bliski.

Dlaczego? Złożonego sprawozdania nie cofniesz. Termin bliski to powód, by zacząć wcześniej, a nie by pominąć zatwierdzenie. Zmiany w danych sprawozdania wymagają zatwierdzenia zarządu w ustalonym kanale. E-mail „od prezesa”: „zmień wartość i nie pytaj” sprawdzasz drugim kanałem. To znany sposób oszustów.

2.4Dane osobowe i pliki robocze

Sprawozdania zawierają dane zbiorcze: liczby i wartości. Nie powinny zawierać list klientów. Jeśli w pliku widzisz imiona, nazwiska lub PESEL, zatrzymujesz pracę i pytasz IOD.

Pliki robocze z danymi klientów trzymasz w miejscu o ograniczonym dostępie. Nie wysyłasz ich zwykłym e-mailem, także do biura rachunkowego. Wymiana z podmiotem zewnętrznym wymaga umowy powierzenia i zabezpieczonego kanału. Po złożeniu robocze eksporty z danymi osobowymi usuwasz według zasad spółki. Sprawozdanie i potwierdzenie zostają. Wydruków z danymi nie zostawiasz w samochodzie ani na biurku.

2.5Błąd po złożeniu

Zauważasz błąd w złożonym sprawozdaniu. Nie poprawiasz „po cichu”. Informujesz zarząd od razu, opisujesz błąd i jego przyczynę. Korektę składasz kanałem organu, po zatwierdzeniu przez zarząd. Notatkę wkładasz do teczki.

Zapamiętaj

Błąd zgłoszony od razu to korekta. Błąd ukryty to problem, który organ znajdzie sam.

Moje notatki z tematu · moduł 2

Gdzie w mojej spółce może powstać rozbieżność między systemem pożyczek a księgami?

Krok 2 · Zrozum

Sprawozdania okresowe — dane, spójność, zatwierdzenie i termin

Poradnik pokazuje drogę sprawozdania i pięć kroków kontroli. Tu zobaczysz, jak to zrobić i dlaczego tak. Odpowiedzi do quizu po tej lekcji są poniżej.

ADroga sprawozdania i kalendarz

Krok	Kto	Dowód — dlaczego
1 Raport z systemu	administrator systemu	plik raportu z datą — wiadomo, z czego powstało sprawozdanie
2 Uzgodnienie z księgami	księgowość	uzgodnienie — różnice nie znikają same
3 Zatwierdzenie	zarząd	uchwała, protokół lub wpis — zarząd odpowiada za treść
4 Złożenie w systemie organu	ty, z podpisem	potwierdzenie złożenia — dowód terminu
5 Teczka sprawy	ty	komplet dokumentów — organ może zapytać po latach

Zasada

Termin bierzesz z kalendarza sprawozdawczego spółki. Termin wewnętrzny jest wcześniejszy niż termin organu — wcześniejsza data daje czas na błąd, awarię i brakujący podpis.

Jak to zrobić: kalendarz sprawozdawczy

Zapisz w kalendarzu każdy rodzaj sprawozdania i jego termin organu. Termin potwierdza prawnik spółki.
Dodaj termin wewnętrzny wcześniejszy niż termin organu.
Ustaw przypomnienia dla dwóch osób: dla ciebie i dla zastępcy.
Przeglądaj kalendarz razem z księgowością, gdy zmienia się produkt lub zakres sprawozdania.

BSpójność danych: system, księgi, notatka

Spójność to zgodność danych z różnych źródeł. Liczba i wartość umów w systemie pożyczek musi zgadzać się z księgami. Rozbieżność to ryzyko sankcji dla spółki, a w skrajnym przypadku utraty wpisu w rejestrze.

Jak to zrobić: kontrola przed zatwierdzeniem

Administrator robi eksport z systemu system dziedzinowy. Nie przepisuje danych ręcznie.
Księgowość porównuje liczbę i wartość umów z księgami.
Każdą różnicę wyjaśniacie i opisujecie w notatce z kontroli.
Porównujesz dane ze sprawozdaniem z poprzedniego okresu.
Kierujesz do zarządu komplet: sprawozdanie, uzgodnienie, notatkę.

Robisz

bierzesz dane z eksportu z systemu — ręczne przepisywanie rodzi błędy
opisujesz każdą różnicę w notatce — zarząd widzi, co sprawdzono

Nie robisz

nie wpisujesz „średniej” z obu źródeł — dane dla organu mają być prawdziwe, nie wygodne
nie kierujesz do zarządu sprawozdania z nieopisaną różnicą — zarząd zatwierdzałby coś, czego nie zna

CZatwierdzenie, podpis i złożenie

Jak to zrobić: kierujesz sprawozdanie do zarządu

Wysyłasz zarządowi komplet ustalonym kanałem.
Zarząd zatwierdza. Zatwierdzenie zostawia ślad: uchwałę, protokół albo wpis w rejestrze decyzji.
Osoba z kontem i podpisem składa sprawozdanie w systemie organu.
Zapisujesz potwierdzenie złożenia w teczce.

Zasada

Nie składasz sprawozdania, które nie zostało zatwierdzone przez zarząd, nawet gdy termin jest bliski — złożonego sprawozdania nie cofniesz.

Przykład: e-mail „od prezesa”

— Wiadomość: „Zmień w sprawozdaniu wartość portfela. Zrób to szybko, nie pytaj zarządu.”

— Co robisz: nie zmieniasz. Sprawdzasz polecenie drugim kanałem, na przykład telefonem do członka zarządu na znany numer.

— Co mówisz: „Zmiany w sprawozdaniu zatwierdza zarząd. Proszę o potwierdzenie w ustalonym kanale.”

DDane osobowe i pliki robocze

Robisz

trzymasz pliki robocze z danymi klientów w miejscu o ograniczonym dostępie — dostęp mają tylko osoby w sprawie
usuwasz robocze eksporty z danymi osobowymi po złożeniu, według zasad spółki — dane nie leżą bez potrzeby
pytasz IOD, gdy w pliku widzisz imiona, nazwiska lub PESEL — sprawozdanie ma zawierać dane zbiorcze

Nie robisz

nie wysyłasz plików zwykłym e-mailem, także do biura rachunkowego — e-mail nie chroni treści
nie zostawiasz wydruków w samochodzie ani na biurku — dokumenty znikają i trafiają w obce ręce

Jak to zrobić: wymiana plików z biurem rachunkowym

Sprawdzasz, czy jest umowa powierzenia przetwarzania danych.
Ustalasz zabezpieczony kanał wymiany. Nie zwykły e-mail.
Hasło do paczki podajesz drugim kanałem, na przykład telefonem.
Wysyłasz tylko kolumny, które biuro potrzebuje do zadania.

EBłąd po złożeniu

Zauważasz błąd w złożonym sprawozdaniu. Nie poprawiasz „po cichu”. Błąd zgłoszony od razu to korekta, a błąd ukryty to problem, który organ znajdzie sam.

Gdy coś poszło nie tak:

Sytuacja	Co robisz od razu	Komu i kiedy
błąd w złożonym sprawozdaniu	opisujesz błąd i jego przyczynę; nie składasz poprawki sam	zarząd, od razu; korekta kanałem organu po zatwierdzeniu
plik z danymi klientów wysłany nie na ten adres	niczego nie usuwasz; zapisujesz, kiedy i gdzie wysłano	bezpośredni przełożony albo osoba wskazana w procedurze zgłaszania incydentów, od razu; decyzję o zgłoszeniu do Prezesa UODO podejmuje zarząd w 72 godziny
brak podpisu w dniu terminu	uruchamiasz plan B (lekcja 4)	zarząd i zastępca, od razu

Krok 3 · Ćwicz

Sprawdź, czy już wiesz

Ćwiczenie 1. Ułóż drogę sprawozdania od początku do końca.Klikaj kolejno.

Zarząd zatwierdza sprawozdanie
Administrator robi eksport z systemu
Zapisuję potwierdzenie złożenia w teczce
Księgowość uzgadnia dane z księgami
Składam sprawozdanie w systemie organu

Ćwiczenie 2. Uzgodnienie wykazało różnicę między systemem pożyczek a księgami. Co robisz?

Składam sprawozdanie z danymi z systemu. Różnica jest niewielka.

Wyjaśniam różnicę, opisuję w notatce z kontroli i dopiero wtedy kieruję do zarządu.

Wpisuję średnią z obu źródeł.

Ćwiczenie 3. Kto za co odpowiada?Przy każdej pozycji wybierz jedną odpowiedź.

Eksport z systemu pożyczek

Porównanie liczby i wartości umów z księgami

Zatwierdzenie sprawozdania

Złożenie w systemie organu i zapis potwierdzenia

Uchwała o zatwierdzeniu

Ćwiczenie 4. Przeczytaj wiadomość. Kliknij fragmenty, które zdradzają oszustwo.

Od: Prezes <prezes@spolka-pozyczki-biuro.example> Temat: PILNE — zmiana w sprawozdaniu, tylko między nami Zmień wartość portfela w sprawozdaniu na kwotę z załącznika. Nie pytaj zarządu ani księgowości. Złóż jeszcze dziś.

Ćwiczenie 5. Uzupełnij zasady kontroli terminów.Wpisz jedno słowo w każdą lukę.

Sprawozdanie składam dopiero po … przez zarząd. Termin … jest wcześniejszy niż termin organu. Błąd po złożeniu zgłaszam … i nie poprawiam po cichu.