Próbka kursu — pełna treść po zamówieniu
FZ-01 · Poradnik stanowiskowy · Twoja jednostkaOpracowanie: BEZPIECZNE DANE sp. z o.o.
Moduł 2 · Ocena ryzyka instytucji i procedura wewnętrzna
Moduł 2 · ok. 11 min

Ocena ryzyka instytucji i procedura wewnętrzna

Pierwsza linia stosuje środki. Ty decydujesz, jak mocne mają być i gdzie. Robisz to w dwóch dokumentach: ocenie ryzyka i procedurze.

AOcena ryzyka instytucji

Co to znaczy: ocena ryzyka instytucji to opis tego, jak produkty, klienci, kanały i pośrednicy spółki mogłyby posłużyć do prania pieniędzy, oraz tego, co spółka robi, żeby do tego nie doszło. Jej wynik pokazuje, gdzie środki muszą być mocniejsze.

ObszarPytanie, które sobie zadajeszSkąd bierzesz fakty
ProduktyCzy któryś produkt albo sposób wypłaty ułatwia szybkie przekazanie pieniędzy dalej?opisy produktów, system system dziedzinowy
KlienciJakie grupy klientów obsługujemy i czy któraś wymaga większej ostrożności?dane z systemu, zgłoszenia z pierwszej linii
KanałyCo się zmienia, gdy klienta nie ma przy biurku: formularz online, telefon, przedstawiciel w terenie?opisy procesów
Pośrednicy i dostawcyKto działa w imieniu spółki i kto go sprawdza?umowy, lista przedstawicieli
Własne zgłoszeniaJakie sygnały zgłaszała pierwsza linia i co z nich wynikło?rejestr zgłoszeń
Tabela 5. Obszary oceny ryzyka instytucji.

Jak to zrobić:

  1. Zbierz od kierowników opis produktów, kanałów i grup klientów.
  2. Dla każdego obszaru zapisz, co może pójść źle i jakie środki już działają.
  3. Oceń, gdzie środki są zbyt słabe, i zaproponuj poprawki.
  4. Przedstaw ocenę zarządowi na piśmie i poproś o zatwierdzenie.
  5. Zapisz datę, wersję i osobę zatwierdzającą.
  6. Oznacz dokument jako poufny. Dostęp mają funkcja AML i zarząd.
Zasada

Ocenę ryzyka zatwierdza zarząd. Ty ją przygotowujesz i bronisz. Zatwierdzenie na piśmie jest dowodem, że zarząd zna ryzyko spółki.

Dlaczego dokument jest poufny: pokazuje słabe miejsca spółki. Gdyby wyciekł, wskazałby ludziom o złych zamiarach, gdzie szukać luk. Nie wysyłasz go e-mailem do doradców bez umowy i nie umieszczasz w folderze wspólnym.

BProcedura wewnętrzna

Co to znaczy: procedura wewnętrzna (wewnętrzna procedura przeciwdziałania praniu pieniędzy) to instrukcja dla wszystkich pracowników. Mówi, jakie pytania zadają, jak potwierdzają tożsamość, komu zgłaszają i czego nie mówią klientowi.

ElementCo zapisujeszDlaczego
Kto stosuje środkirole i stanowiskakażdy wie, że to jego sprawa
Pytania i dokumentyankieta, sposoby potwierdzenia tożsamości w biurze i zdalniewszyscy pytają tak samo
Zgłoszenie wewnętrznekanał, termin „tego samego dnia”, co piszeszzgłoszenia docierają i da się je porównać
Decyzjekto analizuje, kto zawiadamia, kto zastępujenikt nie improwizuje
Dokumentacjagdzie leży, kto ma dostęp, jak długoślad dla kontroli
Zakaz ujawnieniaco mówisz klientowiprocedura chroni także pracownika
Tabela 6. Co zawiera procedura wewnętrzna.

Jak to zrobić (nowa wersja procedury):

  1. Przygotuj zmiany i pokaż je zarządowi.
  2. Po zatwierdzeniu nadaj nową datę wersji: data wersji.
  3. Poinformuj pracowników kanałem wewnętrznym i poproś o potwierdzenie zapoznania.
  4. Starą wersję przenieś do archiwum. Nie usuwasz jej.
  5. Zadbaj, by pracownicy mieli w dostępie tylko aktualną wersję.

Procedura jest dla wszystkich pracowników. Ocena ryzyka jest tylko dla funkcji i zarządu. To dwa różne poziomy dostępu.

CAktualizacja okresowa i po zmianie

Ocenę i procedurę przeglądasz okresowo, w odstępach, które ustala procedura spółki, oraz po każdej zmianie, która zmienia ryzyko.

ZmianaCo robiszDlaczego
Nowy produkt albo nowy sposób wypłatyPrzegląd przed startemprodukt bez oceny działa bez środków dopasowanych do niego
Nowy kanał, na przykład wniosek onlineDopisujesz kanał i sprawdzasz potwierdzanie tożsamościbrak klienta przy biurku to inne ryzyko
Nowy pośrednik albo przedstawicielUmowa i szkolenie przed pierwszą umową z klientemdziała w imieniu spółki
Zmiana przepisówPrzegląd procedury i szkolenie uzupełniająceludzie stosują stare zasady
Wnioski z kontroli albo ze zgłoszeńPoprawki i zapisuczysz się na własnych zdarzeniach
Tabela 7. Zmiany, po których aktualizujesz dokumenty.

Gdy coś poszło nie tak: produkt ruszył, zanim ktoś cię zapytał. Zapisujesz fakt, proponujesz środki tymczasowe i przedstawiasz zmianę zarządowi na piśmie. Nie ukrywasz luki. Jeśli ocenę ryzyka wysłano e-mailem do doradcy bez umowy, zgłaszasz incydent: bezpośredni przełożony albo osoba wskazana w procedurze zgłaszania incydentów. Wiadomości nie usuwasz.

Moje notatki z tematu · moduł 2
  1. Które zmiany w twojej spółce wymagają przeglądu oceny ryzyka?
  2. Kto ma dostęp do oceny ryzyka, a kto do procedury?
Moduł 2 · Symulacje
Symulacja 2 · ćwiczenierozgałęziona · ok. 5 mindla funkcji FZ-01

Nowy sposób wypłaty bez zmiany procedury

Sytuacja

Spółka uruchamia nowy sposób wypłaty pożyczki. Kierownik sprzedaży mówi na spotkaniu: „Procedura może zaczekać, ruszamy w poniedziałek”. Procedura nie opisuje nowego sposobu.

Decyzja 1 – co robisz?
AZgadzam się i zaktualizuję procedurę po miesiącu.
BProszę zarząd o przegląd przed startem. Jeśli start zostaje, zapisuję środki tymczasowe i przedstawiam zmianę na piśmie.
CZmieniam procedurę po cichu i nikogo nie informuję.
Decyzja 2 – po wyborze B

Zarząd decyduje, że start odbędzie się w poniedziałek. co robisz?

AZapisuję środki tymczasowe, informuję pierwszą linię i przygotowuję zmianę procedury do zatwierdzenia.
BUznaję sprawę za zamkniętą.
CInformuję tylko kierownika sprzedaży.
Omówienie – czytaj po zaznaczeniu
Omówienie

Decyzja 1:

Decyzja 2 – po B:

Nowy produkt wymaga przeglądu przed startem. Gdy start się odbywa, wprowadzasz środki tymczasowe i przygotowujesz zmianę procedury do zatwierdzenia przez zarząd.