1. Zapisuj fakty: co, gdzie, kiedy, w czyjej obecności.
2. Nie zapisuj opinii ani domysłów („pewnie oszukuje”).
3. Nie zapisuj danych, które nie dotyczą sprawy (domownicy, goście).
4. Po powrocie przepisz notatki do systemu i schowaj notatnik w zamykanej szafce.

Gotowe zdanie: „Zapisuję tylko ustalenia z kontroli. Protokół przeczyta pan przed podpisaniem.”

1. Spisz protokół w system dziedzinowy, nie w prywatnym edytorze.
2. Dołącz zdjęcia z systemu, nie z poczty.
3. Zostaw w aktach wersję zatwierdzoną, a roboczych kopii nie rozsyłaj.

Gotowe zdanie: „Protokół zapisałem w systemie. Roboczych kopii nie rozsyłam.”

1. Użyj aparatu lub telefonu służbowego.
2. Fotografuj obiekt i to, co dotyczy sprawy. Unikaj twarzy, wnętrz i dokumentów, gdy nie są potrzebne.
3. Jeśli ktoś jest na zdjęciu, a nie jest potrzebny, ustaw kadr inaczej.
4. Nie wysyłaj zdjęć z miejsca komunikatorem ani pocztą prywatną.

Gotowe zdanie: „Zdjęcia robię sprzętem służbowym i tylko do sprawy.”

1. Zgraj zdjęcia do system dziedzinowy albo na dysk jednostki wskazany przez ASI.
2. Sprawdź, czy wszystkie zdjęcia są w systemie.
3. Poproś kierownika o potwierdzenie, zanim cokolwiek usuniesz z urządzenia.
4. Zdjęć objętych sporem lub zgłoszeniem naruszenia nie usuwasz do decyzji kierownika.

Gotowe zdanie: „Zgrałem zdjęcia do systemu. Proszę o potwierdzenie przed usunięciem z aparatu.”

1. Sprawdź, czy kopia w chmurze jest ustawiona przez jednostkę.
2. Jeśli telefon wysyła zdjęcia do prywatnej chmury, zgłoś to do informatyk lub pomoc techniczna jednostki.
3. Nie wyłączaj kopii zabezpieczającej na własną rękę.

Gotowe zdanie: „Zgłaszam, że telefon służbowy wysyła zdjęcia poza system jednostki.”

1. Nie usuwaj wiadomości ani rozmowy. To ślad.
2. Zgłoś od razu do bezpośredni przełożony albo osoba wskazana w procedurze zgłaszania incydentów: co wysłałeś, komu, kiedy.
3. Nie proś odbiorcy o usunięcie na własną rękę. Zrobi to administrator, jeśli zdecyduje.
4. Zgraj zdjęcia do systemu, jeśli jeszcze ich tam nie ma.

Gotowe zdanie: „Zgłaszam incydent. Wysłałem zdjęcia z kontroli komunikatorem na prywatny numer.”

1. Nie wysyłaj.
2. Zaproponuj system jednostki albo służbową pocztę.
3. Jeśli prosi inwestor, odpowiedz, że dokumenty trafiają do stron oficjalnym kanałem.

Gotowe zdanie: „Zdjęć komunikatorem nie przesyłamy. Prześlemy je służbową pocztą lub oficjalnym kanałem.”

1. Powiedz, że wykonujesz czynności nadzoru wynikające z obowiązków organu.
2. Nie wskazuj kierunku („z lewej”, „z bloku obok”).
3. Powtórz zdanie, jeśli rozmówca się upiera. Dokończ czynności.

Gotowe zdanie: „Wykonujemy czynności nadzoru. Nie udzielamy informacji o źródle zgłoszenia.”

1. Nie omawiaj skutków prawnych przy robotnikach.
2. Powiedz, że ustalenia dostanie inwestor w protokole.
3. Rozmowy o ustaleniach prowadź z inwestorem lub kierownikiem budowy na osobności.

Gotowe zdanie: „Ustalenia z kontroli przekażemy inwestorowi w protokole.”

1. Odejdź od osób postronnych.
2. Nie wymawiaj nazwisk stron ani adresów na głos.
3. Jeśli rozmowa dotyczy sprawy, przełóż ją na później.

Gotowe zdanie: „Oddzwonię za chwilę, jestem w terenie.”

1. Zabieraj teczkę i laptop ze sobą, gdy wychodzisz z samochodu.
2. Jeśli nie możesz, nie bierz ich na ten odcinek trasy.
3. Nie zostawiaj na siedzeniu notatnika ani pendrive’a.

Gotowe zdanie: „Teczkę zabieram ze sobą. W samochodzie nie zostawiam dokumentów.”

1. Nie zabieraj akt do domu, jeśli nie masz zgody kierownika.
2. Zabierz laptop do pokoju, nie zostawiaj go w recepcji ani w bagażniku.
3. Zablokuj ekran i wylogowuj się, gdy odchodzisz.

Gotowe zdanie: „Akta zostają w biurze. Laptop mam przy sobie.”

1. Zgłoś od razu do bezpośredni przełożony albo osoba wskazana w procedurze zgłaszania incydentów i do kierownika.
2. Opisz, co było w teczce lub laptopie.
3. Nie szukaj na własną rękę wśród obcych osób, najpierw zgłoś.

Gotowe zdanie: „Zgłaszam incydent. Zginęła teczka z aktami jednej sprawy.”

1. Nie klikaj, jeśli nie spodziewałeś się wiadomości.
2. Sprawdź nadawcę drugim kanałem: telefon na numer z akt sprawy.
3. Przekaż wiadomość do bezpośredni przełożony albo osoba wskazana w procedurze zgłaszania incydentów, jeśli budzi wątpliwości.

Gotowe zdanie: „Sprawdzę telefonicznie, czy wysłał pan dokumentację. Dopiero potem otworzę link.”

1. Nie podłączaj do komputera służbowego.
2. Podziękuj i poproś o przesłanie dokumentacji kanałem oficjalnym.
3. Jeśli dokumentacja jest konieczna, zanieś nośnik do informatyk lub pomoc techniczna jednostki, aby sprawdził go na stanowisku przeznaczonym do tego celu.

Gotowe zdanie: „Nośnika nie podłączam do komputera służbowego. Proszę o przesłanie dokumentacji oficjalnym kanałem.”